Nejčastěji kladené otázky

Obsah položky


 

Základní informace

Kontroly na místě

Pokud jsme obdrželi oznámení o nastávající kontrole na místě, kdo má být této kontrole přítomen a jaké podklady mají být kontrolní skupině k dispozici?
Kontroly by se měli nejlépe účastnit pracovníci, kteří jsou odpovědni za tvorbu technických a finančních zpráv. Účast zástupců partnerů je na Vašem zvážení. Dle Rozhodnutí o udělení dotace jste povinni zajistit přístup k veškerým podkladům týkajícím se Akce 2 a 3. Zároveň v oznámení o provedení kontroly mohou být uvedeny konkrétní požadované podklady. Při kontrole by měly být za příjemce k dispozici originály všech účetních dokladů vztahující se k Akci 2 a 3 a za partnery kopie všech účetních dokladů.

Je možné, že kontrola na místě bude provedena přímo u některých partnerů a nejenom u příjemce?
Ano. O takovéto mimořádné kontrole bude samozřejmě informován příjemce dotace, kdy je na jeho zvážení, zda se této kontroly bude také účastnit.

Pokud byla u našeho projektu provedena kontrola na místě, je nutné tuto informaci zahrnout do FZ?
Ano. V bodě 7 Přehled kontrol projektu na místě, uveďte datum, kdy byla kontrola provedena, členy kontrolní skupiny a v případě, že byla kontrola již uzavřena i závěry z kontroly. Stejné informace je také nutno vyplnit do technické zprávy.

TCA

V TCA máme uvedenou klauzuli o reciprocitě hrazení nákladů. Na zahraničním setkání bylo českým účastníkům vše uhrazeno. Nyní budeme pořádat mezinárodní konferenci a musíme mj. zajistit stravování zahraničním účastníkům. Jaké limity pro poskytnutí stravného jsou pro nás závazné.
Výdaje na občerstvení na akce typu školení a semináře, které jsou pořádány v souladu s cíli projektu, konference a jednání s mezinárodními partnery, jednání NTS, apod. musí být se zohledněním charakteru jednání a složení účastníků zajištěno hospodárně za ceny v místě a čase obvyklé. Není tedy bezpodmínečně nutné dodržet sazby dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

Kdy končí TCA?
Platnost TCA je dle harmonogramu aktivit v TCA, tedy nejdéle do doby, kdy aktivity na národní úrovni ukončí některé z RP. Pokud má TCA pokračovat déle, pak je třeba navrhnout a schválit novou verzi TCA. Výjimkou je případ, kdy je tato situace ošetřena ve stávající TCA. Pak již není třeba schvalovat novou verzi TCA.

Spolupráce naší TCA byla ukončena. Jak máme ukončení spolupráce zadministrovat?
V případě, že k ukončení TCA dojde ještě před koncem Vašeho projektu, tuto skutečnost uvedete do průběžné monitorovací zprávy, v jejímž období byla spolupráce ukončena. Dosažení cílů, produkty a výsledky šíření a prosazování výstupů TCA popíšete v rámci závěrečné technické monitorovací zprávy. Ve zprávě podrobněji popíšete cíle Vašeho TCA partnerství a jejich naplnění. V těch bodech, ve kterých se nepodařilo dosáhnout plánovaných cílů a hodnot indikátorů uvedete také odůvodnění. Je třeba uvést i konkrétní údaje u výstupech TCA, jakými jsou například vytvořené publikace, uspořádané akce apod. Další informace naleznete v Příručce pro příjemce pro Akci 2 a 3 na straně 63 a v Metodickém pokynu pro ukončení projektů včetně vyúčtování dotace. (Projektů podaných v dodatečné výzvě na Akci 3 se již spolupráce v rámci TCA netýká, neboť zde není možná.).

Ostatní

Jaký je nejlepší způsob komunikace s NPS?
Nejoperativnějším způsobem komunikace je email equal.nps@cz.pwc.com. Pokud do předmětu zprávy uvedete jako první údaj číslo Vašeho projektu (čtyřmístné číslo za lomítkem včetně nul) a stručný popis záležitosti (např. 0099 – dotaz na vyplnění FZ), bude zpráva automaticky přesměrována na konkrétního konzultanta, který má na starost danou problematiku.

Ze strany veřejnosti je veliký zájem o námi vyvinutý produkt-příručku pro začínající podnikatele. Můžeme tento produkt prodávat?
Rozhodnutí ani příručka nezakazují distribuci a prodej vyvinutých produktů. Do prodejní ceny produktu však nesmí být zahrnuta cena za poskytnutí licence autorem, tj. odměna autorovi za užití díla, a to vzhledem k tomu, že odměna autorovi za vytvoření díla byla proplacena v rámci financování projektu z CIP EQUAL, a dále vzhledem k tomu, že dle Rozhodnutí o poskytnutí dotace jsou produkty volně k dispozici, tj. že jejich užití musí být umožněno zdarma. Pokud by došlo k prodeji produktu v průběhu projektu, bude z pohledu CIP EQUAL generován zisk a příjmy bude nutné vykázat a vrátit zpět do projektu nejpozději v rámci závěrečné finanční zprávy.

Jak bude posuzováno nevyčerpání rozpočtu projektu a hrozí našemu projektu nějaký postih, pokud čerpání nebude 100%?
Nedočerpání finančních prostředků je možné posuzovat jako porušení podmínek Rozhodnutí (porušení rozpočtové kázně).

Je stanovena výše nedočerpání, která bude ještě tolerována?
Žádná hranice v tomto smyslu stanovena není. Orientačně lze říci, že malé nedočerpání prostředků v řádech desetitisíců korun v případě menších projektů je přirozené, neboť vzniká například úsporou nákladů při vyhlášení VŔ apod.

Je možné přečerpat rozpočtovou položku, když nedojde k přečerpání celkové výše kapitoly?
Nikoliv. Během realizace projektu nesmí být překročena celková výše aktuálního rozpočtu, výše jednotlivých kapitol ani výše jednotlivých položek rozpočtu tzn., pokud celkové nárokované výdaje přesáhnou celkovou výši rozpočtu, resp. kapitoly rozpočtu, resp. příslušné položky, budou tyto výdaje schváleny pouze do jejich maximální výše dle rozpočtu.

Dosud jsme monitorovací zprávy předkládali vždy za tříměsíční monitorovací období. Můžeme nyní přejít na jinou délku monitorovacího období? A je pro to potřeba podat žádost o změnu?
Ano délku monitorovacího období můžete v průběhu doby projektu měnit. Zachovat musíte pouze zásadu, že monitorovací období nesmí být delší než 3 měsíce ani kratší než 1 měsíc. Změnu monitorovacího období není třeba hlásit ani o ni žádat prostřednictvím jakékoli změny. Přechod na kratší monitorovací období doporučujeme zejména v případě potíží s cash-flow Vašeho projektu.

Jsou příjemce a partneři povinni provádět audit?
Příručka pro příjemce pomoci Iniciativy Společenství CIP Equal nestanovuje povinnost provádět audit. Nicméně doporučujeme jednou ročně provést externí audit projektu. Výdaje spojené s auditem projektu jsou výdaji způsobilými (samozřejmě za podmínky, že jsou na to vyčleněné finanční prostředky v rozpočtu). Po té, co externí audit Vašeho projektu proběhne, zašlete NPS zprávu hodnotitele spolu s příslušnou technickou zprávou. Zároveň je nutné, aby byly veškeré práce spojené s auditem provedeny a uhrazeny v době trvání projektu.

V kolika výtiscích je nutné zaslat smlouvu o partnerství a musí se jednat o originál?
Od každé smlouvy se zasílá jedna kopie.

Je možné smlouvu o partnerství upravit pro každého partnera jiným způsobem?
Ano, smlouvy nemusí být identické pro všechny partnery (např. pro Úřad práce nebo VŠ).

Někteří partneři v RP jsou plátci DPH, druzí nejsou. Pokud uzavřeme smlouvu o sdružení, bude nutné, aby se všichni partneři stali plátci DPH?
Vyjádření MF: Smlouvy o partnerství uzavírané u projektů Programu Iniciativy Společenství EQUAL, je-li některý z účastníků již plátcem DPH, nejsou důvodem pro povinnou registraci ostatních účastníků podle § 94 odst. 2.

Mohou příjemci, kteří jsou plátci DPH, uplatňovat odpočet DPH na vstupu u přijatých zdanitelných plnění souvisejících s realizací projektů?
Uplatňování odpočtu DPH na vstupu je upraveno zákonem o dani z přidané hodnoty. Nelze a priori konstatovat, že na všechna zdanitelná plnění související s realizací projektu EQUAL je možné uplatnit odpočet bez provedení detailní analýzy a posouzení vstupu v kontextu ekonomických činností daného podnikatelského subjektu. V případě pochybností doporučujeme konzultovat daňového poradce a místně příslušný finanční úřad.

 

Technická zpráva

Jaké je datum začátku projektu?
Uveďte datum vydání Vašeho "Oznámení".

Jak podrobný musí být popis průběhu realizace projektu?
V tomto bodě uveďte všechny relevantní aktivity přesně ve struktuře a pořadí dle DPA. Plnění všech aktivit naplánovaných v DPA na dané období je nutné popsat konkrétně. Popis "plněno" není dostatečný, je nutné uvést, jakým způsobem byla daná aktivita plněna, a co je konkrétním výstupem případně další relevantní informace. Dochází-li ke zpoždění aktivity, uveďte důvod a kdy bude aktivita splněna. Mějte na paměti, že TZ má věrně vystihovat stav v období, ke kterému se vztahuje, nikoliv stav současný a/nebo ideální. TZ musí časově i logicky navazovat na TZ předchozí.

Jak podrobný musí být popis plnění principů CIP EQUAL?
Popis by měl konkrétně popisovat plnění principů v daném monitorovacím období. S ohledem na skutečnost, že na reportování plnění principů bude kladen důraz při schvalování monitorovacích zpráv, doporučujeme Vám věnovat této problematice dostatečnou pozornost. Více informací k vykazování plnění principů naleznete ve Stručném průvodci principů CIP EQUAL.

Jakým způsobem máme dokládat plnění indikátorů v technických zprávách?
V případě indikátorů za program dokládáte plnění zasláním elektronické verze indikátorů na equal.nps@cz.pwc.com a k technické zprávě přikládáte vytištěnou verzi indikátorů z Benefitu. Dosažený přírůstek hodnot indikátorů musí odpovídat realizovaným aktivitám v daném období. Tento přírůstek byste měli být schopni doložit údaji o jednotlivých aktivitách uvedenými v TZ.

Koho máme uvést do jmenného seznamu?
V této části je nutné uvést veškeré pracovníky příjemce i partnerů zapojené do projektu v daném období včetně aktivit, na kterých se podíleli.

Musíme do přehledu změn uvádět všechny změny?
Uvádějte všechny změny za dané období (tj. období, za které je podávána TZ). V případě, že ve sledovaném období k žádným změnám nedošlo, bude zde uvedeno „pro toto období nerelevantní“.

Co uvést do "přehledu aktualizací údajů evidovaných v databázi ECDB"?
Uveďte, kdy proběhla aktualizace údajů přes rozhraní RIFE a kdy bylo zasláno NPS oznámení o provedené aktualizaci. V případě, že v daném období nedošlo k aktualizaci údajů v ECDB (RIFE), v přehledu bude uvedeno „pro toto období nerelevantní“.

Do RIFE se nemůžeme přihlásit, kde je chyba?
Zkontrolujte, zda máte správně nastavené přihlašovací údaje. Klikněte na "tools“-“application parameters“-“web services" a zkontrolujte, zda jsou vyplněna následující políčka: RIFE endpoint: https://equal.cec.eu.int/rife/services/RifeService; ETL endpoint: https://equal.cec.eu.int/rife/services/ETLService; UserName/login: Vaše uživatelské jméno z obálky obdržené s Rozhodnutím, Password: Vaše heslo z obálky obdržené s Rozhodnutím. Rovněž se poraďte se správcem sítě ohledně bezpečnostního nastavení. Více o práci v RIFE je uvedeno v manuálu RIFE

    Manuál k RIFE (v angličtině)

Aktualizovali jsme údaje v RIFE, ale tyto údaje se neobjevily na internetu. Kde je chyba?
O provedené aktualizaci je nutné informovat NPS emailem. Po obdržení této informace jsou data z RIFE validována a poslána do ECDB. Pokud nejsou správně vyplněna všechna pole, systém neumožní zaslat údaje do ECDB. V tomto případě NPS informuje příjemce emailem s žádostí o doplnění.

Jak zkontroluji, že jsou v RIFE vyplněna všechna políčka?
Klikněte na "submission“-“validate check"- klikněte na bílou řádku- "errors"- "go to erroneous field", což Vás zavede na problémové políčko. Nejčastějšími chybami bývá špatně vyplněný jazyk a popis políčka (pokud je vyplněno políčko jazyk, musí být vyplněné i vedlejší políčko s popisem) a nevyplnění všech políček v kontaktech (u každé zmíněné osoby musí být vyplněno políčko "to be contacted for").

Nefunguje nám heslo do RIFE/ ztratili jsme heslo, co s tím?
Zašlete žádost o vydání nového hesla na equal.nps@cz.pwc.com z oficiální emailové adresy projektu.

Co se uvádí v přehledu kontrol projektu na místě?
Uveďte přehled provedených kontrol projektu na místě, včetně uvedení subjektů kontroly provádějících a nejdůležitějších závěrů vyplývajících z těchto kontrol. Zejména pokud byla stanovena nápravná opatření. Kontrola TZ, FZ, schůzky partnerů atd. nejsou kontrolami na místě.

Sebehodnocení provádí externí subjekt. Do které části máme vyplnit informace o provedeném sebehodnocení?
Do bodu 14 "Přehled provedeného sebehodnocení v rámci celého RP".

Existuje návod, jak provádět sebehodnocení?
Rámcová osnova pro sebehodnocení je uvedena v dokumentu Metodická příručka pro rozvojová partnerství v Programu Iniciativy Společenství EQUAL v části "5 Postupy hodnocení rozvojového partnerství". V ucelené formě jsou pokyny ohledně sebehodnocení uvedeny v Příručce pro sebe-valuaci, která byla vytvořena v souvislosti se seminářem v Ostravě 27. 3. 2007 a která je spolu s dalšími podklady na www.equalcr.cz.

  • Činnosti jako kontrola TZ, FZ, schůzky partnerů atd. nejsou sebehodnocením. Shrnutí a závěry zprávy z provedeného sebehodnocení by měly být uvedeny v TZ, případně může být celá zpráva přílohou TZ.

    Podrobnější informace je možné najít také na ESF fóru https://forum.esfcr.cz/node/discussion.php?ident=68&1186039057, kde je také možné klást dotazy ohledně sebehodnocení. Najdete zde odpovědi například na otázky:Co by mělo být hodnoceno?
  • Jaké jsou kroky k sebehodnocení?
  • Jaké okruhy by měly být zkoumány v rámci sebehodnocení?
  • Jaké indikátory jsou používány pro sebehodnocení?
  • Jaký je postup analýzy dat?
  • Jaké jsou zdroje dat?

Jaké jsou povinné přílohy TZ?
Vymezení povinných příloh je uvedeno v Příručce na straně 63–64. Jedná se o výpis monitorovacích indikátorů z Benefitu a pokud v daném období proběhlo sebehodnocení v rámci RP tak také oficiální zprávu ze sebehodnocení v rámci RP. V případě, že to příjemce uzná za vhodné či potřebné k doplnění údajů uvedených v TZ, může k TZ přiložit i další přílohy dle svého uvážení.

Náš projekt bude brzy končit a již nyní víme, že indikátor XY nebude naplněn. Je možné prostřednictvím žádosti o změnu změnit hodnotu plánovaných indikátorů jak na úrovni projektu tak na úrovni programu?
Obecně platí, že ani jedny z plánovaných indikátorů není možné měnit. Výjimkou jsou případy, kdy došlo rozšíření projektu na základě dodatečné výzvy pro Akci 3, nebo k nepochopení nastavení indikátorů na úrovni programu, případně k chybě při jejich zanesení do původní sestavy. V případě, že některé z plánovaných indikátorů během Vašeho projektu nenaplníte, je třeba v rámci závěrečné technické monitorovací zprávy uvést vysvětlení.

 

Finanční zpráva

Lidské zdroje

V rozpočtu máme uvedenou hodinovou sazbu experta 2000Kč. Je možné nárokovat tuto částku?
Aby mzda mohla být odsouhlasena jako uznatelný náklad, musí odpovídat mzdám v místě a čase obvyklým. Tedy, pokud je běžná cena za služby, které expert poskytuje i v dalších projektech, 2000 Kč, pak můžete tuto mzdu vyplatit, ale musíte být schopni odpovídajícím způsobem doložit její oprávněnost.

Je nutné k finanční zprávě přikládat výplatní pásky?
Ano. V případě, že nebudou k FZ přiloženy výplatní pásky, nebudou náklady vztahující se k mzdovým výdajům v dané FZ schváleny za uznatelné a FZ bude o tyto částky krácena.

V tabulce lidské zdroje není uvedena kolonka na zákonné pojištění zaměstnanců. Kam máme tento způsobilý výdaj zařadit?
Pojištění odpovědnosti organizace za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci dle vyhlášky uveďte v tabulce "Přehled mezd" do sloupce "Mzda celkem". Do bodu 6. textové části finanční monitorovací zprávy uveďte komentář, že tato celková suma rovněž obsahuje pojištění např. ve výši XX Kč nebo XX % z hrubé mzdy, kterého období se týká, za jaké pracovníky je placena apod. Zároveň je důležité, abyste měli k tomuto výdaji vytvořenou položku v rámci rozpočtu, a to za každého partnera, který bude tento výdaj nárokovat. Pokud takovou položku v rozpočtu nemáte, je nutno podat si žádost o změnu projektu.

V rámci TCA se máme zúčastnit mezinárodní konference v zahraničí. Může se této akce zúčastnit i zaměstnanec příjemce, který plní funkci administrátora, nebo je možná pouze účast expertů?
Ano, pokud jeho účast přispěje k úspěšnému plnění projektu CIP EQUAL a bude přínosem pro zahraniční jednání.

Jakým způsobem máme vykazovat mzdové náklady partnerů?
Mzdové náklady partnerů jsou vykazovány obdobně jako mzdové náklady příjemce. Výkaz práce, výplatnice a doklad o zaplacení mzdy a zákonných finančních odvodů jsou požadovanými přílohami k FZ.

Pokud partner nechce zveřejňovat výpis ze svého účtu, dal by se použít dokument, ve kterém by byl uveden seznam pracovníků a přijatá částka, a stvrzení přijetí podepsané každým jednotlivým pracovníkem?
Partner musí dokladovat, že mzdy byly skutečně uhrazeny v odpovídající výši. Pokud vyplácí mzdu bezhotovostním převodem z účtu, pak dokladem o vynaložených nákladech je výpis z bankovního účtu. Ostatní údaje uvedené na výpisu, které s projektem přímo nesouvisí, mohou být znečitelněny.

Pracovník pracuje v organizaci na hlavní pracovní poměr na více projektech. Na projektu EQUAL se podílí 1/4 svého pracovního úvazku. Je alikvotní část jeho dovolené na zotavenou způsobilým výdajem projektu EQUAL?
Ano.

Pokud máme nárok na dovolenou a to jak v plné výši nebo částečně dle úvazku na Equal, je nutné, aby byly hodiny za dovolenou vyplněny do výkazu práce?
Ano, pokud je možné si nárokovat celou dovolenou, nebo poměrnou část hodin, je nutné do výkazu práce uvést konkrétní počet nárokovaných hodin.

Součástí výplatnice jsou odměny, jejichž část chceme nárokovat v rámci Equal. Jak postupovat, aby tyto náklady byly uznatelné?
Motivační složky mzdy, jako např. prémie a osobní ohodnocení jsou uznatelné pouze za předpokladu, že příjemce/partneři doloží interním mzdovým předpisem, že je upraveno pro všechny zaměstnance organizace (nebo pro zaměstnance na obdobných pracovních pozicích v případě managementu), že obvyklá mzda v organizaci se skládá z pevné a pohyblivé složky mzdy, které vyplácí zaměstnavatel pravidelně ve formě peněžitého plnění za práci (dle zákona o mzdě) a jsou zahrnuty do základu mzdy pro výpočet zákonných odvodů (zdravotní, sociální). V předpisu je také uvedeno, za jakých podmínek na ni mají jednotliví zaměstnanci nárok. Více informací viz Příručka pro příjemce (kapitola 3.6.1.3).

Který výkaz práce máme vyplňovat?
Používejte výkaz práce zaslaný všem příjemcům 23. 11. 2005, tato verze je také k dispozici ke stažení v této sekci v dokumentech (výkaz práce II). Pokud Vám lépe vyhovuje formulář přiložený k Rozhodnutí, lze užívat i ten, pokud doplníte veškeré informace, které jsou požadovány v nové verzi (výkaz práce II.).

Jakým způsobem vyplňovat výkaz práce na hodiny mezi Akci 2 a 3 a mezi DPA a TCA?
Rozdělení hodin mezi Akci 2 a 3 a mezi DPA a TCA provádějte dle reálně odpracovaných hodin.

Zaměstnáváme experta na Dohodu o pracovní činnosti. Může vykazovat práci i v sobotu a v neděli?
V rámci projektu je nezbytné postupovat v souladu se zákonem. Pokud se pracovním poměrem stanoveným dohodou o pracovní činnosti vejdete do zákonem stanoveného limitu, je v podstatě jedno, který den se budou činnosti vykonávat, nepřísluší však za odpracované víkendové dny příplatek.

Pokud je u zaměstnance možné nárokovat hodiny za státní svátek, musím do výkazu práce vyplňovat hodiny za tento den?
Ano, pokud je možné si nárokovat celý státní svátek, nebo poměrnou část hodin, je nutné do výkazu práce uvést konkrétní počet nárokovaných hodin. V tomto případě se uvede jako činnost státní svátek a do kolonky počet odpracovaných hodin, výše možných nárokovaných hodin.

Cestovní náhrady

Pro prezentaci projektu je nezbytné, aby na konferenci našeho mezinárodního partnerství s námi vycestoval i zástupce primární cílové skupiny. S experty v projektu, kteří jsou zaměstnanci některého z partnerů, jsou s předkladatelem uzavírány pro účely zahraničních cest příkazní smlouvy. Jak máme postupovat v případě člena cílové skupiny, který není zaměstnancem žádného z partnerů v projektu? Lze náklady na zahraniční služební cestu člena cílové skupiny uhradit z prostředků přímé podpory účastníků?
V případě člena cílové skupiny lze hradit výdaje z přímé podpory. Vyúčtování by mělo proběhnout shodně jako v případě když zahraniční cestu podnikne příjemce nebo partneři. Jediným rozdílem je, že stravné je možné členům cílové skupiny poskytnout pouze v naturáliích.

Pokud jsme se účastnili zahraniční konference a jako dopravní prostředek bylo použito letadlo, musíme s doklady předkládat i kopie palubních lístků?
Ano.

Pokud chceme proplatit PHM a předložíme účtenky za koupi PHM, je toto dostatečným podkladem?
Ne. V případě cestovních nákladů, je vždy nutné předložit vyplněný a podepsaný cestovní příkaz a následovně vyúčtování. Náklady na PHM jsou vypočteny v souvislosti s počtem ujetých km na konkrétní cestu, průměrné spotřeby vozidla a ceny PHM. Výše cestovného a kapesného je do 31. 12. 2006 limitována zákonem č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů, a prováděcích předpisů a od 1.1.2007 zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Výši sazeb stravného, základních náhrad za používání silničních motorových vozidel a výši průměrných cen pohonných hmot stanovuje pro rok 2005 vyhláška MPSV č. 647/2004 a pro rok 2006 vyhláška MPSV č. 496/2005. V roce 2007 se výše sazeb stravného a základních náhrad za používání motorových vozidel řídí zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce a výše průměrných cen pohonných hmot vyhláškou MPSV č.577/2006 Sb., kterou se pro určení výše náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu stanoví průměrná cena pohonných hmot.

Je možné nárokovat kapesné na zahraniční cestu?
Ano, kapesné je způsobilým výdajem, neboť zákoník práce č.262/2006 Sb. uvádí, že „zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné do výše 40 % zahraničního stravného“.

Partner našeho projektu je nestátní organizací. Jakými sazbami stravného se má řídit dle nového Zákoníku práce?
Z rozhodnutí ŘO jsou limity pro náhrady cestovného pro nestátní zaměstnance stejné jako limity stanovené zákonem č. 262/2006 Sb. Pro státní zaměstnance.(viz Příručka pro příjemce verze 1.4)

Ostatní

Prosím o výklad jak obecně postupovat u položek, které jsou schváleny v rozpočtu jako součást DPA, ale Příručka pro Akci 2 a 3 je považuje za neuznatelné?
Příručka pro příjemce pro Akci 2 a 3 je pro rozvojová partnerství závazná a je nutné postupovat dle pravidel v ní stanovených.

Je ve finanční zprávě nutné dodržovat strukturu schváleného rozpočtu?
Ano, jednotlivé náklady, které jsou nárokovány v rámci finanční zprávy, je nutné zařadit do odpovídajících rozpočtových položek z rozpočtu, aby mohlo být sledováno čerpání projektu.

Pokud se předkládaná FZ vztahuje např. k období 1. 8. 2006 – 31. 10. 2006 a mzdy za měsíc říjen byly proplaceny v listopadu, můžeme mzdy za říjen zahrnout do této zprávy?
Ne. Rozhodující je datum proplacení mezd (vztahuje se i k ostatním nákladům). Tyto mzdy musí být zahrnuty až do následující finanční zprávy.

Jaké jsou povinné přílohy FZ?
Povinnými přílohami je textová část finanční zprávy a tabulky č.1 – 4 (včetně příloh tabulek tj. výkazy práce, výplatní pásky/mzdové listy , VZL a kopie všech relevantních účetních dokladů dokládajících údaje uváděné v jednotlivých tabulkách, dále pak kopie výpisů z účtu projektu k poslednímu datu monitorovaného období) Tyto dokumenty (ke stažení na www.equalcr.cz) předkládáte ve třech originálech. Jednou předkládáte kopie dokladů a také u zjednodušených FZ čestná prohlášení. Dalšími přílohami průběžné finanční monitorovací zprávy mohou být dle relevantnosti např. zprávy z výběrových řízení a metodika výpočtu alikvotního podílu.

Jak jsou příjemci informováni o schválení/neschválení průběžných monitorovacích zpráv?
Pokud je zpráva bez připomínek schválena, NPS tuto informaci příjemcům zašle emailem a zprávu postoupí na ŘO. V případě, že jsou ke zprávě ze strany NPS připomínky, nebo existují důvody pro neschválení zprávy, NPS neprodleně kontaktuje příjemce s uvedením nedostatků tak, aby je příjemce mohl odstranit. Po obdržení doplnění je zpráva schválena a postoupena na ŘO, kdy příjemce je o tomto informován e-mailem. Po schválení technické a finanční zprávy řídícím orgánem jsou obě zprávy zaslány zpět příjemci. Informace o schválené částce a důvody případného krácení jsou příjemci zároveň zaslány e-mailem.

Předložili jsme finanční i technickou zprávu v termínu. Technická zpráva nám byla vrácena k předělání, ale o stavu kontroly finanční zprávy jsme ještě nedostali žádnou zprávu. Kde je problém?
Proces kontroly finanční zprávy začíná teprve poté, co je schválena příslušná technická zpráva. Doporučujeme zprávy předkládat dle termínů uvedených v Příručce pro příjemce, tzn. technickou zprávu do 7 dnů po ukončení monitorovacího období a finanční zprávu do 3 týdnů po ukončení monitorovacího období.

Obdrželi jsme schválenou finanční zprávu, v které byly kráceny některé výdaje. Je možné tyto náklady opětovně nárokovat a jaký je postup?
Pokud se jednalo o náklady, které jsou teoreticky uznatelné, tedy byly kráceny z důvodu nedostatečných podkladů v době původního nárokování, je tyto náklady možné nárokovat v rámci další finanční zprávy (viz Příručka pro příjemce). V tomto případě je nutné uvést detailní informace ohledně těchto nákladů do textové části finanční zprávy, předložit všechny potřebné doklady k těmto nákladům (i ty, které byly předloženy v původní zprávě). Pokud se jedná o neuznatelné náklady, nelze tyto opětovně nárokovat.

Pokud došlo ke krácení některých nákladů v rámci naší finanční zprávy, je nutné při předkládání další zprávy opravit tabulku č. 1 - přehled čerpání, sloupec dosud čerpáno?
Ano, pokud došlo ke krácení nákladů v rámci dané zprávy, je při předkládání následující zprávy nutno upravit Tabulku č. 1 - Přehled čerpání na výši odpovídající schváleným nákladům.

Je možné vykázat výdaje na vstupenky na divadelní představení v anglickém jazyce, které se zúčastnili členové cílové skupiny jako součást kurzu anglického jazyka, v kapitole č.6 Přímá podpora?
V rámci kapitoly č.6 Přímá podpora se vedle výdajů na cestovné (jízdné, stravné, ubytování) vykazují i další přímé výdaje na cílové skupiny. Pro lepší představu lze jednoduše říct, že se jedná o výdaje, které si člen skupiny sám uhradí a po té jsou mu uhrazeny členem RP. Divadelní vstupenky tak budou spadat do této kapitoly, ve které byste měli mít vytvořenu zvláštní položku. Výdaje této kapitoly, které se netýkají cestovného, zároveň doporučujeme konzultovat s NPS.

Mám dva dotazy ke zjednodušení administrace finančních zpráv. Je třeba dodat kopii faktury za telefon, která je na celkovou částku 60.000,-, ale my nárokujeme pro projekt pouze 1.200,- Kč? A je třeba dodat doklad, kde je celková částka dokladu větší než 5.000,- Kč, doklad jde celý na projekt (nákup odborné literatury), ale my nárokujeme již pouze doplatek ve výši 1.000,- Kč?
Co se týká první otázky, pokud z dané faktury nárokujete na projekt Equal částku nižší 5 000 Kč, fakturu spolu s finanční zprávou nepředkládáte. Ve druhém případě, kdy daný účetní doklad nárokujete v částce vyšší jak 5 000 Kč, předkládáte s finanční zprávou veškeré doklady, a to i v případě, kdy je částka dané faktury rozepsána do více finančních zpráv.

Připravujeme mezinárodní konferenci, na které bychom chtěli příspěvky od našich partnerů z TCA. Problém však je v tom, že některým z partnerů již bude končit vlastní projekt a již nebudou moci hradit náklady ze svého rozpočtu. Je nějaká možnost uhradit náklady za ubytování, cestovné a odpřednášenou hodinu partnerům z našeho rozpočtu?
V případě, že se jedná o návštěvu expertů zahraničních partnerů, kteří vytvoří na konferenci přidanou hodnotu k projektu Equal (např. prezentace, přednáška), je možné realizované výdaje na cestovné, ubytování, odpřednášenou hodinu uhradit z Vašeho rozpočtu v rámci konference, což bude doloženo příslušnou fakturou, popř. smlouvou o dílo. Pokud se ale jedná pouze o návštěvu zahraničních partnerů na konferenci bez jakéhokoli přínosu, jsou tyto výdaje neuznatelnými.

Chystáme se vyhlašovat VŘ na audit projektu. A narazili jsme na situaci, se kterou si nejsme jisti. Můžeme audit uhradit na základě uzavřené smlouvy před ukončením projektu a realizovat až po jeho ukončení?
Tento výdaj není bohužel možné v rámci CIP EQUAL nárokovat. Veškeré výdaje musí být nejen uhrazeny, ale i realizovány (tzn. vztahovat se k období projektu) nejpozději k poslednímu dni projektu, který je stanoven v Rozhodnutí.

V našem projektu evidujeme příjmy. Jakým způsobem máme tyto vykázat a do kdy nejpozději je potřeba toto učinit?
Příjmy projektu, mezi které se započítávají také úroky z projektového účtu, máte povinnost vykázat nejpozději se závěrečnou finanční monitorovací zprávou. Aktualizovaný formulář závěrečné finanční zprávy již obsahuje kolonku pro tyto příjmy (v závěru tabulky č. 3, kolonka 7. Příjmy projektu). Příjmy můžete nicméně vykázat i v průběžných monitorovacích zprávách. Obecně platí, že jsou vykazovány v závěru tabulky č. 3, a o výši příjmů je ponížena celková výše způsobilých výdajů. Jinak řečeno o tyto prostředky je Vám snížena částka k proplacení. Z dosavadních zkušeností předpokládáme, že výše příjmů Vašeho projektu bude spíše menší. Pokud by se stalo, že výše příjmů Vašeho projektu budou významnějšího objemu, doporučujeme konzultovat danou situaci s NPS.

Stále nám není jasné, jakým způsobem má být stanovena hodnota průměrné spotřeby pohonných hmot dle zákoníku práce č. 262/2006 Sb. Prozatím jsme vždy hodnotu vypočítali jako průměr tří uvedených hodnot v technickém průkaze.
Dle zákoníku práce č.262/2006 Sb. s platností od 1. 1. 2007 se v případě, kdy je v technickém průkazu uvedena spotřeba dle norem Evropských společenství (např. EU 1999/100, EU 93/116), které upravují spotřebu PHM, se pro výpočet použije poslední hodnota. Tato hodnota představuje spotřebu pro kombinovaný provoz. Pokud není tento údaj uveden, vypočtete spotřebu pohoných hmot jako aritmetický průměr tří hodnot, které jsou pro spotřebu v technickém průkaze uvedeny.

 

Metodika výpočtu alikvotního podílu

Můžeme si nárokovat náklady na režijní a provozní náklady bez metodiky výpočtu alikvotního podílu?
Ne. Pokud nebudete mít schválenou metodiku výpočtu alikvotního podílu z ŘO, nebudou Vám alikvotně (částečně) nárokované režijní a provozní výdaje schváleny. V případě, že je náklad plně využíván pro projekt EQUAL, nemusíte metodiku zpracovávat.

Kde najdeme informace jak má metodika vypadat a jakým způsobem dosáhneme jejího schválení ze strany řídicího orgánu?
Oficiální formulář metodiky a metodický pokyn k přípravě metodiky je k dispozici na www.equalcr.cz v části „Informace pro příjemce dotace – finanční zpráva“.

Jeden z našich partnerů se přestěhoval do nových prostor. V této souvislosti dochází ke změně metodiky. Jakým způsobem máme metodiku aktualizovat?
V případě změn metodiky, je třeba aktualizovanou metodiku nechat schválit ŘO. Postup je stejný jako v případě jejího prvního schvalování. Aktualizovanou metodiku zašlete ve třech originálech s novými přílohami spolu s finanční zprávou, ve které budete poprvé nárokovat výdaje dle nového výpočtu. Aktualizovaná verze bude po překontrolování NPS odeslána na ŘO. Po jejím schválení Vám bude zaslán jeden originál zpět.

 

Žádost o platbu

Jak zjistíme, že naše žádost o platbu byla zpracována?
Po kontrole žádosti o platbu a jejím nahrání do systému je příjemci zaslán z NPS email s informací o zpracování žádosti o platbu.

Obdrželi jsme informaci, že žádost o platbu je v pořádku. Kdy dostaneme platbu na náš účet?
ŘO má 5 pracovních dní na schválení žádosti (žádost musí být přenesena do MSSF Central, zkontrolovány formální náležitosti a její výše dle FMZ a provedena autorizace v MSSF Central) od doručení do oddělení finančního řízení a plateb MPSV. Následně je žádost o platbu splatná do 30 kalendářních dní.

 

Změny projektu

V našem projektu došlo k posunu harmonogramu. Jak máme v tomto případě postupovat?
Záleží k jakému posunu došlo. Pokud je nutné posunout všechny aktivity projektu a tím dojde k posunu předpokládaného konce projektu, je nutné zažádat o podstatnou změnu. Pokud se posun týká zásadní aktivity, prosíme podejte žádost o nepodstatnou změnu s popisem změny a přiložte změněný harmonogram. Pokud se jedná o zpoždění, které bude eliminováno, nebo o posun v řádu měsíců, není nutné žádat o změnu. O posunu je nutné informovat spolu s odůvodněním a uvedením, jak bude skluz eliminován, u příslušné aktivity v TZ.

Z důvodu vytížení mezinárodních partnerů v Maďarsku potřebujeme přehodit schůzku, která byla naplánována na říjen na prosinec. Je nutné žádat o změnu?
Není nutné žádat o změnu. O posunu a jeho důvodech je ale nutné informovat u příslušné aktivity v TZ.

Je možné překročit 15 % omezení 5. kapitoly? Rádi bychom rozšířili aktivity spojené s diseminací a mainstreamingem.
V případě, že byste přesunem prostředků překročili 15% omezení 5. kapitoly podáváte žádost o podstatnou změnu, která podléhá schválení ŘO. Obecně lze říci, že rozšíření aktivit na Akci 3 je podporováno ŘO. Nicméně vzhledem k partnerskému principu je žádoucí, aby stěžejní část projektových aktivit byla provedena partnery v RP. Čerpání z kapitoly 5 nad limit je proto nutné z tohoto pohledu řádně odůvodnit.

Vzhledem k čerpání nemocenské a opožděného počátku u jednoho z partnerů, již nyní víme, že prostředky v některých položkách nebudeme schopni plně vyčerpat. Jakým způsobem můžeme přebytečné prostředky převést do jiných rozpočtových položek?
Prostřednictvím žádosti o změnu, a to následujícím způsobem. Pokud jste měli například v rozpočtu na experta vyhrazeny prostředky na 4 měsíce při jednotkové sazbě 30 000 Kč a vy budete ve skutečnosti nárokovat pouze 3,75 měsíce, změna bude provedena následovně. U daného experta pozměníte pouze počet jednotek a celkovou výši částky. Jednotková sazba zůstane beze změny. V žádosti o uměnu zároveň uvedete, do které kapitoly chcete tyto prostředky převést.

Dle příručky pro příjemce platné od 1. 10. 2006 jsou výdaje na stravenky uznatelným výdajem projektu. Jakým způsobem máme upravit rozpočet, aby bylo možné stravenky nárokovat?
V rámci kapitoly č.1 si vytvořte novou položku "stravenky". V kolonce jednotka uveďte "člověkoden". Výše jednotky bude odpovídat výši příspěvku na stravenky na jednoho člověka na jeden den. Dle příručky pro příjemce platné od 1.7.2007 lze stravné v rámci kapitoly 6 – Přímá podpora hradit pouze v naturálních dávkách.

Je zákonné pojištění zaměstnavatele způsobilým výdajem? A pokud ano, z jaké položky rozpočtu máme toto pojištění hradit?
Zákonné pojištění zaměstnavatele je způsobilým výdajem do výše poměrné části doby odpracované na projektu Equal a ostatních aktivitách zaměstnavatele. Pro nárokování tohoto výdaje si vytvořte samostatnou položku v rámci kapitoly č.1 za každého člena RP.

Po provedení analýzy čerpání našeho projektu jsme zjistili, že nebudeme schopni vyčerpat všechny prostředky, které nám byly přiznány Rozhodnutím o poskytnutí dotace. Jakým způsobem máme postupovat?
V případě, že alokujete ve Vašem rozpočtu přebytečné prostředky, doporučujeme zvážit, zda nemohou být v rámci Vašeho projektu využity na případné nové aktivity (propagace projektových výstupů, diseminační a mainstreamingové aktivity). Pokud takové aktivity identifikujete, zažádejte si o změnu rozpočtu a pracovního plánu. Pracovníci NPS s Vámi proberou další podrobnosti.

V měsíci listopadu a prosinci pracovalo 7 pracovníku v rámci projektu jako lektoři. Jedná se o pracovníky, kteří v projektu již pracují na jiných pozicích na ZS nebo DPC. S těmito pracovníky byly uzavřeny Dohody o provedení práce za lektorování kurzu. Vzhledem k tomu, že se nejedná o změnu pracovníka projektu, ale o obsazení pracovní pozice, která byla dosud prázdná, chtěla bych se ujistit, zda je nutné i v tomto případě žádat o změnu.
I tuto změnu je třeba nahlásit na NPS. V případě, kdy se jedná o obsazení pozice jakýmkoli pracovníkem (byť i pracovníkem, který v organizaci zastává jinou pozici), je nutné zažádat o nepodstatnou změnu projektu. V žádosti je třeba uvést zdůvodnění obsazení pozice právě tímto pracovníkem, přiložit jeho životopis, uzavřenou pracovní smlouvu a v případě změny i aktualizovaný rozpočet.

 

Ukončení projektů

Jak máme postupovat, pokud jsme během zpracovávání Závěrečné finanční zprávy zjistili, že jsme v některé z předchozích FZ nárokovali výdaje např. z chybné položky rozpočtu nebo z Akce 3 namísto Akce 2 a naopak?
Pokud jde o opravu nárokování v rámci Akcí, je postup velmi jednoduchý: V příslušné kapitole v Tabulce 3 ZFMZ uveďte prosím položku se záporným znaménkem v akci, v níž byla původně nárokována, a s kladným znaménkem ve akci, v níž měla být nárokována. Tak bude celková částka nárokovaná v ZFMZ nulová, pouze dojde k převodu Vašeho nároku do správné akce.
Pokud jste nárokovali v některé předchozí FZ částku ze špatné položky rozpočtu, postupujte obdobně: V příslušné kapitole v Tabulce 3 ZFMZ uveďte prosím výdaj pod původním (chybným) číslem položky rozpočtu a u něj částku se záporným znaménkem a v dalším řádku jej uveďte pod správným číslem položky rozpočtu s kladným znaménkem. Tak bude opět celková částka nárokovaná v ZFMZ nulová, pouze dojde k převodu Vašeho nároku do správné položky rozpočtu.

Jak máme postupovat, aby byl závěrečný audit projektu uznatelným výdajem?
Stejně jako u všech dalších výdajů platí, že služba, za niž nárokujete finanční prostředky, musí proběhnout během trvání projektu. Audit tedy musí být proveden v době, kdy projekt ještě běží, a výdaj musí být nejpozději k datu ukončení projektu proplacen. Zpráva auditora by měla být na NPS předána společně se ZTMZ.

Máme možnost nárokovat si v ZFMZ nevybranou dovolenou svých zaměstnanců?
Pokud některým zaměstnancům s ukončením projektu končí i smlouva s Vámi a dovolenou si vybrat nestihli, mají samozřejmě nárok na její proplacení. Pokud jde o zaměstnance, kteří pro Vás budou pracovat i nadále, není možné proplacení dovolené nárokovat.

Může být zákonné pojištění za zaměstnance zaplaceno také až v měsíci následujícím po datu ukončení projektu?
Ano, princip je stejný jako u mezd a ostatních povinných odvodů. Jsou uznatelné i v případě úhrady do jednoho kalendářního měsíce po ukončení projektu.

Jak bude po ukončení projektu fungovat proplácení finančních prostředků partnerům? Máme je proplatit předem, i když nevíme, zda budou nárokované částky uznány v plné výši?
U proplácení prostředků partnerům doporučujeme postupovat stejně, jako postupovala většina projektů doposud, tj. teprve po schválení ZFMZ a po vyrovnání závěrečné platby/vratky vůči ŘO by mělo proběhnout vyúčtování mezi jednotlivými partnery, na jehož základě bude partnerům proplacena nebo odebrána příslušná část finančních prostředků.

Jak máme vyplnit tabulku 4 ZFMZ, která má znázorňovat stav účtu ke konci projektu, když budou mzdy a zákonné odvody za poslední měsíc vyplaceny až po ukončení projektu? Částka „Prostředky k navrácení ŘO“ se pak nebude shodovat s částkou v tabulce č. 5.
Tabulku č. 4 je nutné vyplnit tak, aby reflektovala pohyby mezi účty a pokladnami a zejména stav bankovního účtu projektu k poslednímu dni realizace projektu. Shodovat by se měla především částka uvedená v kolonce „Konečný stav BÚ projektu“ s částkou uvedenou na výpisu z účtu k poslednímu dni posledního monitorovacího období. Pokud se neshodují částky reportované jako „Prostředky k navrácení ŘO“ v tabulce č. 4 a 5, uveďte prosím důvod tohoto nesouladu do textové části ZFMZ.

Jak máme vyplnit tabulku č. 5, když ještě nemáme schválenou poslední PFMZ?
V takovém případě vyplňte pouze částky, které znáte; ostatní pole nechte prázdná a chybějící částky budou vyplněny na NPS.

Patří do kolonky „Celkem obdržené platby“ v tabulce 5 také zálohové platby?
Ano, částka uvedená v této kolonce musí obsahovat všechny platby, které jste z prostředků programu EQUAL obdrželi.

Znamená poslední číslovaná informace ohledně dvoudenní připomínkovací lhůty k ZFMZ, že budeme mít jen dva pracovní dny na doplnění všech případných nedostatků v ZFMZ?
Nikoli, na doplnění všech nedostatků budete mít dobu přiměřenou tomu, jak rozsáhlé doplnění si NPS vyžádá. Teprve poté, co doplníte veškeré relevantní podklady, obdržíte ze strany NPS vyjádření k případnému navrhovanému krácení a budete mít možnost do dvou pracovních dnů podat své stanovisko ke kráceným částkám. Pak bude zpráva spolu s Vaším stanoviskem odeslána na ŘO a poté, co ji ŘO připraví ke schválení, budete prostřednictvím NPS opět informováni o případném krácení ze strany ŘO a budete mít dva pracovní dny na to, abyste se proti krácení ohradili a své výhrady řádně zdůvodnili.

Jak máme vyplnit tabulku v kapitole č. 2 ZTMZ (Aktivita-Plán-Plnění-Poznámka)?
Do sloupce „Aktivita“ uveďte prosím pouze název dané aktivity, do sloupce „Plán“ pak cíl stanovený v DPA. V kolonce „Plnění“ popište prosím, jak byla aktivita splněna a zda byla splněna v předpokládané míře. Pokud byla splněna jen zčásti nebo vůbec, vysvětlete prosím důvody neplnění.

Je nutné ručně vyplnit indikátory v kapitole č. 5 v textu ZTMZ a pak je ještě přikládat zvlášť jako přílohu k ZTMZ?
Ne, tuto tabulku stačí vyplnit jen jednou, a to buď jako součást textu ZTMZ a do seznamu příloh uvést „viz text ZTMZ, str. …“, nebo ji vyplnit jako přílohu ve třech paré a do textu k 5. kapitole napsat „viz příloha č. 2“. Jako obvykle je však v každém případě nutné dodat jako přílohu sestavu závěrečných indikátorů vygenerovaných v programu Benefit.

Ve formuláři pro ZTMZ, kapitole 5 je uvedeno, že je třeba uvést komentář u těch indikátorů, u kterých se liší plánovaná a dosažená hodnota o více než 15 %. Platí to i pro případy překročení indikátorů nebo pouze pro situace, kdy indikátor nebyl naplněn?
Pro oba případy. V případě, že nebyla hodnota dosažena, je třeba identifikovat negativní faktory, které zabránily naplnění projektového plánu. V opačném případě (při překročení) je podobně zajímavou informací identifikace pozitivních faktorů, které umožnily realizovat projekt ve větším rozsahu (např. úspory nákladů, podpora jiných subjektů, větší zájem cílové skupiny apod.)

Máme do indikátorů týkajících se vyčerpaných finančních prostředků zahrnovat i částky nárokované v ZFMZ, i když nevíme, zda budou schváleny v plné výši?
Ano, do indikátorů zahrňte prosím i částky nárokované v ZFMZ. Pokud budou některé částky kráceny, budou indikátory v ZTMZ opraveny na ŘO tak, aby odpovídaly konečnému stavu.

Musejí být do Benefitu nějak speciálně nahrány indikátory k ZTMZ?
Ano, musejí být nahrány jako indikátory závěrečné, nikoli průběžné.

Jak poznáme, zda lze námi vyvinutý výstup označit za produkt?
Hlavním kritériem je hledisko inovativnosti. Pokud Váš výstup tuto podmínku splňuje, jedná se skutečně o produkt. Pokud jej za inovativní považovat nelze (např. informační brožura, workshop aj.), doporučujeme jej jako produkt nereportovat. Pokud dojde v důsledku tohoto přehodnocení k nesplnění plánovaných indikátorů, je nutné tuto skutečnost okomentovat v textu ZTMZ a odchylku vysvětlit např. původním nepochopením definice produktu. Nemělo by docházet ke změnám plánovaných indikátorů. V případě pochybností je možné kontaktovat NPS s dotazem, zda je vhodné ten či onen výstup za produkt označit, nebo ne.

Jak podrobně musí být rozepsán gender mainstreaming za jednotlivé partnery?
Gender mainstreaming je nutné rozepsat skutečně za příjemce a každého partnera zvlášť. Doporučujeme uvést sem zejména speciální aktivity týkající se respektování tohoto principu (např. školení, genderový audit, působení experta na problematiku gender apod.) Vhodné je rovněž zmínit, zda příjemce/partneři zaměstnávají ženy na nebo po mateřské dovolené, případně umožňují práci na částečný úvazek. Je možné rovněž zmínit (např. v přehledné tabulce), kolik mužů a žen ten který partner zaměstnával. Pokud se některého z partnerů žádná z uvedených aktivit netýká, doporučujeme alespoň do textu ZTMZ uvést, že zaměstnával osoby bez ohledu na jejich pohlaví, věk, vyznání apod., čímž zajišťoval, že žádný z žadatelů o práci nebyl diskriminován. V další části je nutné rovněž popsat, jakým způsobem byl gender mainstreaming aplikován na cílovou skupinu. Při reportování o principech EQUAL by měly být v souladu s pravidly v Metodickém pokynu pro ukončení v ZTMZ zodpovězeny otázky uvedené v části 2 Stručného průvodce Principy CIP EQUAL, který naleznete zde.

Jak máme popsat princip společného rozhodování?
Tento princip zahrnuje jednak podíl jednotlivých partnerů na rozhodování o aktivitách RP, jednak zahrnutí zástupců cílových skupin do rozhodovacího procesu a jejich možnost ovlivnit aktivity a produkty vyvíjené v rámci RP. Tyto dvě roviny by tedy popis měl zahrnovat. Při reportování o principech EQUAL by měly být v souladu s pravidly v Metodickém pokynu pro ukončení v ZTMZ zodpovězeny otázky uvedené v části 2 Stručného průvodce Principy CIP EQUAL, který naleznete zde.

Co všechno je součástí udržitelného rozvoje?
Udržitelný rozvoj má tři roviny: environmentální, ekonomickou a sociální. Všechny projekty čerpající prostředky z programu EQUAL se zavázaly podporovat sociální i ekonomický rozvoj tím, že usilují o odstranění nerovného přístupu a diskriminace na trhu práce. Na environmentální úrovni může být projekt neutrální.

V kolika paré máme dodat přílohy k ZTMZ?
Podlicenční smlouvy dodejte prosím ve třech paré a ke každé z nich přiložte tabulky „Identifikace produktů“, k nimž se tyto smlouvy vztahují (obvykle to jsou všechny produkty projektu). Tabulky „Identifikace produktů“ ke všem produktům/rodinám produktů přiložte prosím ve třech paré k ZTMZ. Ve třech paré připojte také ručně vyplněný přehled indikátorů, pokud tyto nevyplňujete přímo v textu ZTMZ. Ostatní přílohy, jako jsou zprávy z evaluací, sebehodnocení a auditů apod. stačí přiložit v jednom paré, stejně jako produkty projektu v elektronické a fyzické podobě.

Na co se máme soustředit při vyplňování tabulky Identifikace produktů?
Důležitý je zejména popis inovativnosti a srovnání Vašeho produktu s ostatními produkty dostupnými na trhu – ten má popsat, v čem je Váš produkt jedinečný a proč je lepší než produkty doposud existující. Vhodné je uvést také dobrou praxi, pokud byla u daného produktu zaznamenána. Důkladně popište i silné a slabé stránky produktu; u některého produktu se např. může stát, že slabé stránky nebudou relevantní, u většiny produktů byste však slabé stránky zaznamenat měli.

Pokud jsme validovali tzv. „rodiny produktů“, jak máme vyplnit tabulky Identifikace produktů a kolik produktů máme reportovat v tabulce 3.2.2. v textu ZTMZ?
Pokud jste validovali rodiny produktů, můžete tabulky Identifikace produktů vyplnit za každý produkt zvlášť, nebo za celou rodinu dohromady. Rozhodnutí je na Vás. Pokud budete reportovat tyto tabulky vždy za celou rodinu dohromady, uveďte prosím i do tabulky 3.2.2. produkty po rodinách.

Jak máme rozlišit uživatele a cílové skupiny v tabulce Identifikace produktů?
Uživatelé produktu jsou instituce nebo osoby, které s vyvinutým produktem samy pracují, využívají jej pro poskytování služeb cílovým skupinám. Cílové skupiny by měly z vzniklých produktů profitovat. Pokud tedy Váš projekt vyvinul např. metodickou příručku ke kurzu Ovládání PC, budou jejími uživateli lektoři kurzu (případně vzdělávací instituce), zatímco cílovými skupinami budou nezaměstnaní, kterým má kurz pomoci při hledání nových pracovních míst. V případě, kdy s produktem budou pracovat přímo cílové (znevýhodněné) skupiny, se bude cílová skupina shodovat s uživateli – např. informační portál pro zdravotně postižené. Obecně se dá shrnou, že výčet uživatelů produktu představuje odpověď na otázku: „Kdo bude produkt bezprostředně používat?“, zatímco výčet cílových skupin je odpovědí na otázku: „Pro čí blaho bude produkt používán?“

Co všechno je potřeba zaslat k ZTMZ a ZFMZ v elektronické podobě?
K ZFMZ stačí zaslat textovou verzi a tabulky. K ZTMZ je nutné zaslat textovou verzi a všechny relevantní přílohy, tj. zprávy z evaluací, sebehodnocení, auditů apod. a dále všechny produkty, které lze upravit do elektronické podoby.

Náš projekt končí k 31. 7. 2008. Bude možné mzdové náklady za měsíc červenec 2008, které budou vyplaceny až v srpnu 2008, ještě uplatnit jako náklady projektu? Tato eventualita byla v I. etapě Iniciativy EQUAL možná.
Ano. Časově způsobilé dle aktualizované příručky pro příjemce (verze 1. 6. pro projekty Akce 2 a 3 a verze 1.1. pro projekty Akce 3) jsou i ty výdaje na lidské zdroje za dobu trvání projektu, které byly proplaceny nejpozději do jednoho měsíce po skončení projektu. Náklady na lidské zdroje za měsíc srpen již nicméně nebude možné uplatnit.

Po ukončení projektu je třeba archivovat po dobu 10 let veškerou dokumentaci a stejně tak i projektové výstupy. Můžeme si předplatit archivační službu?
Ne. Veškeré projektové výdaje musí být do konce projektu (datum konce projektu je uvedeno v Rozhodnutí, příp. v Rozhodnutí o změně rozhodnutí) nejen uhrazeny, ale zároveň i realizovány. Stejně tak by byl nezpůsobilý výdaj v případě zálohové platby za mzdové výdaje na zaměstnance, kteří budou zpracovávat závěrečné monitorovací zprávy po skončení projektu.

V jaké podobě (papírové/elektronické) a v kolika výtiscích má být předkládána závěrečná TZ.
ZTMZ se předkládá ve třech tištěných vyhotoveních na NPS. Zároveň se zasílá v elektronické podobě na adresu equal.nps@cz.pwc.com.

Musejí být spolu se závěrečnou TZ přiloženy i produkty, přestože byly předloženy dříve, například s validační zprávou?
Produkty nemusejí být předloženy znovu, pouze uveďte číslo TZ/konkrétní validační zprávu, se kterou byly produkty zaslány.

Náš projekt končí k 31. 8. 2008. Je možné se v srpnu zúčastnit konference v zahraničí?
Takové konference se lze zúčastnit pouze tehdy, pokud ještě budou zkušenosti z konference účelně využity v rámci projektu, popřípadě zde budou šířeny výstupy projektu.

Zbyly nám na jednotlivých položkách drobné částky. Co s nimi?
Zbylé prostředky můžete formou žádosti o změnu převést na jiné aktivity. Tyto přesuny je však vždy potřeba zdůvodnit, resp. jejich přínos pro projekt.

Zbyly nám finanční prostředky na položce. Jak postupovat při navýšení počtu jednotek na této položce, aby nedošlo ke snížení jednotkové ceny pod úroveň již dříve vykázaných výdajů?
Na částku zbylých prostředků zřiďte na dané položce podpoložku s jinou jednotkovou sazbou (např. k položce 3.1.2 podpoložku 3.1.2.A).

Co znamená „elektronické předložení závěrečné monitorovací zprávy“?
Spolu s tištěnou závěrečnou monitorovací zprávou předložíte tuto taktéž na CD či jiném vhodném datovém nosiči. Technická část bude ve formátu .DOC, finanční část ve formátu .DOC (textová část) a ve formátu .XLS (tabulková část). Je možné použít i jiné formáty kompatibilní s výše uvedenými.

Jakým způsobem bude ošetřena provázanost průběžných a závěrečných zpráv. Jedná se nám o to, zda budeme mít při sestavování závěrečných zpráv již schválené zprávy předchozí.
Před podáním ZFMZ byste měli mít schváleny veškeré průběžné finanční monitorovací zprávy, abyste mohli relevantně vyplnit tabulku č. 5 – Souhrnný přehled k ZFMZ. Zároveň v ZFMZ budete mít poslední možnost si nárokovat případně dříve krácené (z důvodu nedostatečného doložení apod.) výdaje projektu. Pro předejití potencionálnímu riziku neobdržení schválené poslední průběžné finanční monitorovací zprávy včas (před termínem pro odevzdání Vaší ZFMZ) Vám doporučujeme provést úpravu délky Vašeho posledního monitorovacího období tak, aby závěrečná finanční monitorovací zpráva pokrývala co nejdelší monitorovací období (v ideálním případě tři měsíce). Z důvodu urychlení administrace procesu uzavírání projektů ze strany NPS a ŘO, bude striktně dodržována pro doplnění finančních monitorovacích zpráv lhůta 2 dnů.

Abychom dodrželi řádný termín na předložení závěrečné FZ, měli bychom nyní tuto zprávu předložit. V současné době však ještě nemáme schválenou poslední průběžnou FZ. Máme tuto závěrečnou zprávu přesto předložit v termínu?
Ano, závěrečnou zprávu máte povinnost předložit v termínu, tzn. měsíc po skončení monitorovacího období poslední průběžné zprávy.

Jakým způsobem máme zajistit archivaci účetních dokladů, které mají krátkou životnost (např. účtenky za pohonné hmoty)?
Veškeré oficiální dokumenty jako např. Rozhodnutí o poskytnutí dotace včetně Podmínek, případná Rozhodnutí o změně rozhodnutí, partnerské smlouvy, finanční a technické zprávy (průběžné i závěrečné) apod. je nutné uchovávat po dobu 10 let po ukončení projektu v originálech v papírové podobě. Ostatní výstupy projektu popřípadě materiály související s realizací projektu postačí archivovat v elektronické podobě.(např. pozvánky, dopisy apod.) Účetní doklady musí být archivovány také v originálech.

Pozn.: Současná legislativa umožňuje účetním jednotkám vést své účetnictví nejen výhradně v datové podobě, ale také přenést/převést dosavadní účetní záznamy vzniklé za uplynulá účetní období do digitalizované podoby (za předpokladu splnění některých zákonných opatření*)). Výsledkem pak je archivace dokumentů v digitální podobě po celou dobu jejich zákonné skartační lhůty a možnost okamžité skartace jejich tištěných předloh.

*) Zásadním východiskem zde je zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění. Tento zákon řeší problematiku organizace, techniky a zajištění průkaznosti účetních záznamů. Dále zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů (tento zákon byl nahrazen zákonem č. 499/2004 Sb.) a zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, aj.

Jak je to s autorskými právy po ukončení projektu?
Dle bodu 10 Podmínek poskytnutí dotace je příjemce povinen s nositeli chráněných práv duševního vlastnictví vzniklých v souvislosti s realizací projektu smluvně zajistit možnost volného nakládání s těmito právy a tato práva na základě nevýhradní licence poskytnout ŘO CIP EQUAL (prostřednictvím tzv. podlicenční smlouvy). Příslušná práva tak také zůstávají realizátorům projektu a pro období 2004–2006 není komerční využití výstupů projektů po ukončení projektu limitováno evropskou legislativou.

V rámci našeho projektu jsme vyvinuli tři produkty. Jeden z produktů se ukázal po pilotním ověření a v procesu validace jako nepříliš využitelný pro naši cílovou skupinu matek po mateřské dovolené. Bude skutečnost, že jsme vyvinuli „špatný produkt“ mít dopad na náš projekt a jak o tom máme informovat ŘO?
Váš dotaz souvisí s tzv. bad practice, tedy s neosvědčenou (či špatnou) praxí. Vedle shromažďování informací k tzv. dobré praxi je cílem CIP EQUAL evidovat rovněž informace k tzv. neosvědčené praxi. Vzhledem k tomu, že CIP EQUAL funguje na bázi „laboratoře“ tedy principu vyvíjení a testování inovativních nápadů, může pochopitelně dojít k situaci, že některé produkty či postupy nepřinášejí očekávané výsledky. Skutečnost, že jste při ověření vašich nápadů dospěli k identifikaci vašeho produktu/postupu jako neosvědčené praxe může být přínosná pro ostatní projekty, které se budou v budoucnu obdobnou problematikou zabývat. Na základě vašich informací se tak budou moci vyvarovat vámi popsaných nedostatků a „slepých uliček“. Aby informace o neosvědčené (ale i dobré) praxi byly pro ostatní co nejpřínosnější, je třeba popsat (ve zprávě z validace a také v závěrečné technické monitorovací zprávě) detailně samotný produkt/proces včetně podmínek jeho aplikace. Důležité je především identifikovat příčiny neúspěchu. Je totiž možné, že produkt postačí modifikovat, aby přinesl očekávané výsledky. Ve Vašem případě je například nevhodný pro danou cílovou skupinu, ale je možné, že může být využit někým jiným.

Z hlediska hodnocení vašeho projektu je však nutné upozornit, že o neosvědčenou praxi jde pouze v situaci, kdy vámi vyvinutý produkt nemá očekávané efekty na trhu práce (tj. výstup projektu nepřináší očekávané výsledky). Tato situace, je-li Vámi detailně analyzována a popsána, nepovede k negativnímu hodnocení Vašeho projektu ze strany ŘO. Jiná je situace v případě, že byste produkt vůbec nevytvořili (tj. projekt nevyvinul výstupy popsané v DPA), zde jde o určité selhání projektu a mohlo by se jednat o nedodržení ustanovení DPA. Může se ale také stát to, že se během realizace projektu natolik změní vnější podmínky (např. situace dané cílové skupiny na trhu práce), že vývoj některého z plánovaných produktů již nebude aktuální. V takovém případě je třeba v závěrečné technické monitorovací zprávě toto uvést a řádně popsat důvody, proč nebyl produkt vyvinut.

Dle aktualizované Příručky z května 2008 máme předložit spolu se závěrečnou technickou zprávou také podepsanou podlicenční smlouvu. Je třeba připravit ke každému produktu našeho RP jednu smlouvu?
Nikoliv, s ŘO uzavíráte za Vaše rozvojové partnerství jednu smlouvu, jejíž přílohou jsou tabulky „Identifikace produktu“ ke všem produktům Vašeho partnerství.

Naše rozvojové partnerství pochází z dodatečné výzvy č. 4 (číslo projektu 04XX), který šíří produkty jednoho z původních rozvojových partnerství. Máme i v tomto případě přikládat k závěrečné zprávě podepsané podlicenční smlouvy?
V případě, že všechny produkty Vašeho RP jsou již součástí jiného původního projektu, tyto již nepřikládáte. Předloženy jsou pouze u původního projektu.

 

Výběrová řízení

Jaký je rozdíl mezi starým "Pokynem pro výběr dodavatelů" a novým "Pokynem pro výběr dodavatelů II"?
Nový pokyn byl vypracován v souvislosti s přijetím nového zákona o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb., který nabyl účinnosti dne 1.7.2006. Hlavní změny pro zadavatele jsou následující:

  1. Nová úprava pravidel pro zadavatele dle § 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.
  2. V případě, že příjemce oslovil více dodavatelů nebo řádně uveřejnil výzvu k podání nabídek, ale nabídku obdržel pouze od jednoho dodavatele, tak má následující možnosti: Může buď prodloužit lhůtu k podání nabídky nebo zahájit nové řízení, anebo s dodavatelem, který předložil tuto jednu nabídku, uzavřít smlouvu. To ovšem pouze za předpokladu, že nabídka je vyhovující.
  3. U zakázek od 100 001 Kč do 500 000 Kč bez DPH výběr musí provádět osoba, která je vzhledem k zakázce nestranná, což potvrdí písemným prohlášení. O provedení výběru musí příjemce sepsat zápis.
  4. U zakázek, kde předpokládaná hodnota plnění přesáhne 500 000 Kč, tj. u zakázek od 500 001 do 1 999 999 Kč bez DPH provádí výběr z došlých nabídek hodnotící komise. Hodnotící komisi jmenuje příjemce. Hodnotící komise musí mít alespoň tři členy. Alespoň jeden z členů musí mít odbornou kvalifikaci nebo odborné zkušenosti odpovídající povaze předmětu zakázky. Členové hodnotící komise musejí být vzhledem k zakázce nestranní. Každý člen proto před zahájením výběru musí potvrdit svoji nestrannost formou čestného prohlášení. Doporučující vzor takového prohlášení je k dispozici ke stažení v záložce „Zadávací řízení“.

Podle jakého "Pokynu pro výběr dodavatelů" se máme řídit?
Rozhodující je datum vyhlášení výběrového řízení. Pokud došlo k vyhlášení před 1.7.2006 platí starý "Pokyn pro výběr dodavatelů" a pokud došlo k vyhlášení po 1.7.2006 včetně platí nový "Pokyn pro výběr dodavatelů II".

V rozpočtu máme v rámci jedné položky uvedeny náklady na audit, účetnictví a poradenství. Musíme vyhlásit jedno výběrové řízení?
Pokud jsou z povahy věci poptávané služby nebo zboží diametrálně rozdílné (např. audit, právní poradenství, daňové poradenství) nebo nelze z objektivních důvodů uskutečnit jedno výběrové řízení (např. pronájem místností pro školení v deseti různých částech ČR), lze dané zboží či služby poptávat samostatně. Příjemce je plně odpovědný za rozhodnutí, jakým způsobem bude prováděna dodávka zboží a služeb, a musí být schopen zvolený postup obhájit v případě potřeby (např. oficiální kontroly na místě) včetně doložení relevantní evidence.

Jak má vypadat a co má obsahovat pozvánka na zasedání hodnotící komise?
V pozvánce musí být uvedeno datum, čas a místo konání zasedání hodnotící komise. Do přílohy pozvánky je nutné vložit zadání výběrového řízení včetně veškeré dokumentace. Je-li zadání zveřejněno na oficiální webové stránce EQUAL, stačí uvést jednoznačný odkaz. Pokud není v zadávací dokumentaci uvedena maximální cena, je nutné do pozvánky pro NPS napsat, jaká je rozpočtovaná částka na dané výběrové řízení.

S jakým předstihem musíme zaslat pozvánku na VŘ?
Pozvánku je nutné zaslat nejméně pět pracovních dní před zasedáním hodnotící komise na emailovou adresu NPS EQUAL (equal.nps@cz.pwc.com) a ŘO (lucie.truneckova@mpsv.cz).

Musíme dodavatele vybraného v rámci výběrového řízení nechat schválit řídícím orgánem před podepsáním smlouvy?
Není zapotřebí souhlasu ŘO k podepsání smlouvy s dodavatelem.

Jak postupovat v případě uzavření smlouvy s vybraným uchazečem / dodavatelem z výběrového řízení, kdy jiný uchazeč bude rozporovat výsledek výběrového řízení, v případě, že tato situace nastane.
Doporučujeme při výběru dodavatele postupovat dle doporučení uváděných v "Pokynu pro výběr dodavatelů při nákupu zboží nebo služeb", mít transparentně nastavené postupy výběru a uchovávat veškerou dokumentaci týkající se výběrové řízení. V takovém případě by se nemělo stát, aby dodavatel rozporoval rozhodnutí výběrové komise. Dodavatel může u zakázek do 2 mil.Kč napadnout výběrové řízení pouze podáním žaloby u soudu.

Je nutné k finanční zprávě přikládat kopie doručených nabídek v rámci výběrového řízení?
K finanční zprávě se přikládá zpráva o výběrovém řízení, jednotlivé nabídky uschovejte na místě pro případnou kontrolu.

Je možné změnit termín otevírání obálek v zadávací dokumentaci?
Ano, je ale třeba informovat NPS a ŘO. Informovat byste měli také oslovené dodavatele, a to jak ty, které jste oslovili přímo, tak ty, které jste eventuelně oslovili nepřímo například prostřednictvím uveřejnění na internetu.

V roce 2006 vstoupil v platnost nový zákon o zadávání veřejných zakázek. Zároveň došlo ke změně Příručky. Dle kterých předpisů máme tedy postupovat?
Při rozhodování, která "pravidla" použít pro vyhlašování výběrových řízení a jejich další vedení je směrodatným zejména datum, ke kterému vstoupil v platnost nový zákon o zadávání veřejných zakázek č.137/2006. Pro zvolení odpovídající legislativy (tedy zda zákon starý či nový) je datum vyhlášení výběrového řízení. Pokud jste tedy vyhlásili výběrové řízení po 1.červenci 2006 (datum počátku platnosti zákona č. 137/2006) je pro Vás závazná již nová legislativa. V případě dalších nastavení programu Equal, která jsou nad rámec zákona, je opět rozhodujícím datem to, kdy bylo výběrové řízení vyhlášeno. Výběrové řízení se pak musí řídit dle Příručky, která byla v platnosti k tomuto datu.

Jelikož jsme již vyčerpali zakázku na výrobu a tisk propagačních materiálů a ještě bychom potřebovali dotisknout brožury (vzhledem k vysokému zájmu potřebujeme větší množství), jak máme pokračovat. Můžeme udělat nějaký dodatek nebo musím udělat nové VŘ?
V případě, že jste až dodatečně zjistili potřebu tisku většího množství materiálů a z tohoto důvodu jste do výběrového řízení tyto materiály nezařadili, postupujte nyní při posuzování nutnosti vypsání nového výběrového řízení dle předpokládané výše částky, na kterou budete dotiskovat brožury. Pokud je tato částka bez DPH nižší než 100 000 Kč, povinnost vypsat VŘ se na Vás nevztahuje. Se stávajícím dodavatelem je pak možné uzavřít dodatek ke smlouvě. Ve finanční zprávě tuto věc následně okomentujte v textové části. Vzhledem ke komplexnosti tohoto problému Vám zároveň doporučujeme obdobné situace s námi konzultovat.

 

Publicita

O našem projektu byl v novinách/ časopise/ televizi uveřejněn zajímavý příspěvek a chtěli bychom tuto informaci rozšířit mezi další projekty a veřejnost. Jak na to?
Zprávu můžete zveřejnit na equalcr.cz v části "EQUAL v médiích". Zašlete požadovaný text k zveřejnění na adresu equal.nps@cz.pwc.com a do předmětu uveďte "XXXX- equal v médiích", za XXXX doplňte číslo projektu.

Pořádáme mezinárodní konferenci a chtěli bychom zveřejnit pozvánku na equalcr.cz. Je to možné?
Ano, všichni příjemci mají možnost informovat o připravovaných akcích (tiskové konferenci, semináři atd.) pomocí oficiálních webových stránek v sekci "Přehled akcí". Popis plánované akce zašlete na adresu equal.nps@cz.pwc.com a do předmětu uveďte "XXXX- akce na web", za XXXX doplňte číslo projektu.

Jaká loga a v jakém pořadí musí být uvedena na prezentaci projektu?
Finanční spoluúčast EU musí být zdůrazněna pomocí loga ESF- CIP EQUAL a evropské vlajky. Lze přidat logo projektu, ale to nesmí být větší než vlajka EU či logo ESF- CIP EQUAL. Příklad vyhovující prezentace je uveden v dokumentu "vzor prezentace CIP EQUAL".

Je možné použít pouze logo ESF?
Pokud jsou projekty financované z prostředků CIP Equal, musí pro účely publicity a propagace užívat logo ESF CIP EQUAL. Pouze logo ESF není dostačující. Povinná loga pro předměty financované z CIP EQUAL jsou logo ESF CIP EQUAL a vlajka EU.

Je možné použít na projektové materiály i logo MPSV?
Logo MPSV by mělo být používáno pouze na oficiálních materiálech ministerstva.

Je problém, pokud jsou loga proházená, např. první vlajka EU a potom teprve logo ESF a CIP Equal?
U pořadí log by měla být dodržena následující souslednost:

  1. logo ESF CIP EQUAL,
  2. vlajka EU,
  3. případná další loga (vlajka ČR, logo projektu)
nebo
  1. logo ESF CIP EQUAL a pod ním vlajka EU
  2. případná další loga (vlajka ČR, logo projektu)

Přijatelná, ale ne doporučená, je i verze kde bude na prvním místě vlajka EU a následně logo ESF CIP EQUAL.

Vytváříme brožuru s informacemi o našem projektu. Kam umístit loga a text o financování?
Pokud bude v rámci projektu vytvořen informační a propagační materiál (např. publikace, brožura, DVD, CD, kniha, metodika atd.) mělo by být logo ESF CIP EQUAL, vlajka EU a "standardní text" uveden na přední (titulní) straně. Tento postup vyplývá z Nařízení EK č. 1159/2001. Detailní informace jsou k dispozici na stránkách Evropského sociálního fondu. Umístění log i do vnitřní části produktu je již dobrovolné, může tam být už například jen logo ESF CIP Equal.

Celé vybavení místnosti je financováno z prostředků CIP EQUAL- postačí vyrobit na dveře informační tabuli, že vše v místnosti je financováno z CIP EQUAL, nebo je nutné každou část vybavení polepit samostatně?
Informační tabule je dostatečná, ale je doporučeno nalepit informační samolepku na každý předmět (např. když bude PC vyneseno z místnosti apod.). V dokumentu "samolepky.pdf je uveden příklad možného návrhu samolepky, kterou lze použít na nakoupené materiály. V dokumentu "samolepky pro drobné předměty.pdf" se nachází návrh samolepky, kterou lze užít na drobné předměty, kde není nutné uvádět standardní text.

Je možné získat propagační předměty od ŘO (např. samolepky)?
Propagace projektu by měla být financována z rozpočtu daného projektu. Samolepky nejsou povinné. Je na samotném projektu jakou formu publicity zvolí. Pokud v rozpočtu není dostatek finančních prostředků na výrobu samolepek, je možné pouze informaci o spolufinancování spolu s povinnými logy vytisknout na barevné nebo černobílé tiskárně a tyto poté nalepit např. lepící páskou na předmět pořízení v rámci CIP Equal.

Vytiskli jsme pouze cizojazyčné materiály. Lze tyto materiály použít i pro potřeby české konference, nebo musí být pro národní konferenci materiály v češtině?
Pokud v rámci projektu bude vytvořen drobný propagační materiál (tužky, bločky apod.) je možné užít i anglickou verzi při národních setkáních. Jakékoli výstupy projektu nebo větší publikace a propagační materiály by však měly být v českém jazyce, s českou verzí povinných log, popřípadě standardního textu.

Kde je možné stáhnout vlajky/ loga ve formátu jpg/gif?
Jsou k dispozici na stránce Loga Iniciativy Společenství EQUAL v ČR http://www.equalcr.cz/clanek.php?lg=1&id=20.

Kde je možné inspirovat se při tvorbě letáků?
Vzor brožur či letáků je součástí Manuálu VI CIP EQUAL. Nicméně tento manuál je vytvořen pro potřeby ŘO a nelze ho aplikovat bez změny na projekty (např. příjemci nemohou používat logo MPSV).

V závěrečné TZ je v sekci publicita uveden údaj oslovená skupina. Pokud jsme publikovali články na internetových stránkách, jak máme tento údaj vyplnit?
Pokud je na internetových stránkách uveden údaj o návštěvnosti stránek, pak uveďte tento údaj. Pokud se jedná o články v tištěných médiích, uveďte zde náklad daných novin/časopisu.

 

Validace produktů

Mohou se validace jako experti zúčastnit také zaměstnanci našeho rozvojového partnerství?
Ano mohou. Podmínkou je však to, že se nepodíleli na vývoji validovaného produktu.

Musíme oslovit pro validaci každého našeho produktu rozdílnou skupinu expertů? Nebo může jeden expert validovat více produktů?
Jeden expert může validovat více produktů. Experti jsou pro validaci produktů vybírání na základě jejich schopnosti daný produkt zhodnotit a posoudit jeho přidanou hodnotu. Zásadní tak je jejich kvalifikace a profesní zkušenosti. K validaci více produktů jedním expertem dojde pravděpodobně v situaci, kdy Vaše produkty jsou z podobné profesní oblasti.

Jaký je rozdíl mezi validací v rámci NTS a vně NTS?
V zásadě žádný. Oba způsoby validace budou mít stejnou váhu a záleží plně na Vás, kterou variantu zvolíte. Tak například pro RP, jejichž produkty jsou povahově odlišné od produktů ostatních členů NTS, bude vhodnější validovat mimo NTS tak, aby členové validační skupiny „Peers“ mohli být vybráni s ohledem na znalost dané problematiky. Naproti tomu validace v rámci NTS Vám poskytne výhodu podpory při organizování validačních jednání.

Je možné validovat naše produkty v rámci jiné NTS, než do které spadáme? V případě několika produktů se nám jiná NTS jeví pro validaci jako vhodnější.
Validace Vašeho produktu není přísně omezena na Vaší domovskou NTS. Pokud se vzhledem k povaze Vašeho produktu nabízí jako vhodnější jeho validace v rámci jiné NTS, kontaktujte prosím národní podpůrnou strukturu. Váš požadavek s Vámi probereme a doporučíme vhodnou NTS, jejíhož předsedu budeme následně kontaktovat.

Uvažujeme, že na validační proces pozveme zástupce mimo Prahu – budou patřit do skupiny uživatele produktu a peers. Je možné jim uhradit cestovné?
Ano, je. Výdaje na účastníky validací jsou uznatelnými a lze je hradit z kapitoly 2 – cestovné.

Máme dotaz ohledně procesu validace, konkrétně se týká účasti expertu v jednotlivých skupinách (peers, potencionální uživatelé atd.) při validačním jednání. Je možné, aby byl účastník validačního jednání zařazen do skupiny "potencionální uživatelé" pokud jeho organizace je členem RP?
V metodologii je pouze stanoveno, že nesmí zároveň zastupovat více skupin. Pokud se na vývoji produktu přímo nepodíleli a jsou zástupci organizací, které mohou daný validovaný produkt potenciálně využít, můžou být zapojeni do této skupiny. V tomto případě by však samozřejmě měl být do validačního jednání v rámci skupiny "potenciální uživatelé" zapojen i někdo mimo rozvojové partnerství.

Externí experti hrazení MPSV se zúčastnili validačního jednání a odevzdali požadované výstupy (vyplněná tabulka C). Dosud jim však nebyla uhrazena odměna 5 000 Kč. Jak mají postupovat?
Pro vyplacení odměny je třeba, aby experti zaslali přímo na ŘO podepsané kopie tabulek C (vedle těch, které vy spolu se zprávou zasíláte na NPS). Na základě těchto dokumentů jim bude odměna vyplacena.

Aktualizace: 24.9.2008 | Autor: Equalcr

Logo ESF Logo EU Logo MPSV

Odbor řízení pomoci z Evropského sociálního fondu
Oddělení řízení a implementace Iniciativy Společenství EQUAL
Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
e-mail: esf@mpsv.cz